#2 Was Sie bei der Eventplanung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung beachten sollten

In diesem Teil meiner Mini-Serie „Eventberatung 4.0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung“ erkläre ich Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt, das von Ihnen zuvor ausgewählte Event-Format (siehe Teil 1 – Die gängisten Event-Formate im Überblick) umzusetzen. Bei der Durchführung von Workshops oder Barcamps, Konferenzen bis hin zur virtuellen Messe sind unterschiedliche Übertragungsformen empfehlenswert. Ich gebe Ihnen einen Überblick, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, wie viel Menpower, technisches Equipment und Budget Sie zur Eventplanung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung benötigen. Lesen Sie auch Teil 3: Personal und Gewerke für Ihr Event.

Virtuelle Live Events

Damit sind Veranstaltungen gemeint, die in Echtzeit ins Internet übertragen werden, also via Livestream. So wie bisher vor Ort verfolgen die Teilnehmer:innen dabei Vorträge, Diskussionen oder Produktvorstellungen live am PC, Tablet oder Smartphone. Durch Live-Chats, Umfragen und direkte Zuschaltung von Teilnehmer:innen, die den Referenten beispielsweise nach dem Vortrag Fragen stellen können, ist hier eine größtmögliche Interaktion zwischen den Protagonisten und Gästen gewährleistet.

Allerdings fällt dafür ein größerer Planungs- und Technikaufwand an. Wenn z. B. durch unzureichende Leitungskapazitäten der Livestream ausfällt, ist das automatisch das Aus für die gesamte Veranstaltung. Sie sollte daher mit Netz und doppeltem Boden abgesichert werden.

Für selbst organisierte Events sollten Sie mindestens folgendes Equipment organisieren:

• Zweiter Rechner / Server
• Zweite Kamera
• Headset in Reserve
• LAN Kabel, Batterien
• WLAN Backup, Prepaid-Karte bei temporären Netzschwankungen
• Hotline des Providers
• Zweite Maus und Tastatur
• Passwörter für Event-Tools

Mit zunehmender Größe (Teilnehmer:innenzahl) und Bedeutung der Veranstaltungen (z. B. Aktionärsversammlung) sollten Sie unbedingt professionelle Dienstleister beauftragen. Ich mache Ihnen dazu gerne Vorschläge.

Hybride Events

Diese Veranstaltungsform erfährt zurzeit den größten Zuspruch, weil er zwei Eventformen kombiniert: Live und digital. Das bedeutet aber auch den größten Planungs- und Technikaufwand, weil man die oben beschriebene Variante mit der digitalen kombiniert. Der Vorteil ist, dass eine begrenzte Zahl von Teilnehmer:innen physisch vor Ort sein kann – sofern es die Reise- und Aufenthaltsmöglichkeiten zulassen. Gleichzeitig können nicht Anwesende digital teilnehmen.

Gerade diese Kombination ist eine große Herausforderung und bietet gleichzeitig auch eine große Chance, hybride Events über die Corona-Krise hinaus zukunftsfähig zu etablieren.

Interaktivität belebt jede Veranstaltung

Dieses Event-Format lebt am meisten von der Interaktivität mit folgenden Modulen (beispielhaft):

• Virtuelle Lobby einrichten
• Virtuelle Module anlegen, z. B. Messestände, die von den Ausstellern „bespielt“ werden
• Spezielle Führungen durch einen Guide (Moderator), der z.B. einen virtuellen Messerundgang live kommentiert.
• Online-Umfragen und/oder Live-Chats während einer Session
• Gruppenchats in virtuellen Cafés
• Anwählbare Produktvideos
• Partizipative Meeting-Tools einsetzen, in denen sowohl Live-Teilnehmende (Vor-Ort-Location) als auch digital Zugeschaltete kollaborativ gemeinsam arbeiten (besonders für Unternehmen mit dezentralen Strukturen interessant)
• VR-Produktionen und neue Event-Services einsetzen (wertvolle Informationen finden Sie in dieser Pressemitteilung)

Events on demand

In den letzten Jahren wurden Live-Events auch zunehmend on Demand abgebildet. Das heißt, die Sessions einer Konferenz bleiben auf eigenen Webseiten oder digitalen Kanälen, wie z. B. YouTube auch nachträglich noch abrufbar. Auch wenn nicht alle Veranstaltungen dafür geeignet sind, kann auf diese Weise die Zielgruppe erweitert und für längere Zeit zur Interaktion aufgefordert werden. Das können Online-Diskussionen, Umfragen oder Anregungen zu Workshops oder Netzwerkbildungen sein. Zudem können Sie dafür extra Teilnahmegebühren abrufen und somit eine zusätzliche Einnahmequelle generieren. 

Speziell bei internationalen Konferenzen bieten Aufzeichnungen besonders wichtiger Keynotes oder Sessions viele Vorteile:

• wenn die Konferenzplattform über die eigentliche Konferenzzeit aktiv bleibt, können die Teilnehmenden weltweit auch außerhalb der Kernzeiten Inhalte ansehen und untereinander kommunizieren
• wer während der Konferenztage keine Gelegenheit zum virtuellen Veranstaltungsbesuch hatte, kann sich die Inhalte im Nachhinein noch im Archiv anschauen
• der On Demand-Zugang kann den Konferenzteilnehmern entweder dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum (z. B. bis 2 Monate nach dem Event) zur Verfügung gestellt werden
• für den reinen On Demand-Zugang kann eine extra Teilnahmegebühr erhoben werden (zusätzliche Einnahmen)

So können Konferenz-Beiträge,  Arbeitsergebnisse aus Meetings oder Informationen über die Speaker u.v.m. nachhaltig genutzt werden.

Zeitverschiebung bei der Eventplanung von internationalen Veranstaltungen

Eine besondere Herausforderung, die ich gerade bei der Organisation einer Konferenz im Juni 2021 beachten muss ist die Zeitverschiebung zwischen den verschiedenen Standorten der Referent:innen aus aller Welt. Um diese in Einklang zu bringen, habe ich in den digitalen Sessions Speaker genau aus den Ländern zusammengestellt, die weniger als 6 Stunden Zeitunterschied haben (und somit in die mitteleuropäische Mittagszeit fallen). Nur so können alle live dabei sein. Für die Konferenz-Teilnehmer:innen (also die Zuschauer) ist das wiederum kein Problem, denn die Sessions sind auch nachträglich On Demand abrufbar. Fragen können auch dann noch in den Kommentaren gestellt und beantwortet werden. Eine alternative oder zusätzliche Lösung bei internationalen Konferenzen kann sein, die Keynotes zweimal live abzuhalten.

Pausen und Rahmenprogramm

Ob live, hybrid oder digital, Pausen sind wichtig. Sie bieten Raum zum Netzwerken, Kennenlernen und Entspannen. Sorgen Sie für ausreichend „Kaffeepausen“ und Auszeiten. Das gilt ganz besonders für digitale Events, wo man in aller Regel lange Zeit vor dem Bildschirm sitzt. Was für den normalen Büro-Arbeitstag gilt, ist auch bei Veranstaltungen jeder Art wichtig.

Machen Sie Angebote in den Pausen und führen Sie diese auch in der Programmübersicht offiziell auf. Moderieren Sie diese zusätzlich rechtzeitig an. Alles kann, nichts muss. Auch hier gilt, je mehr Vorschläge und Anregungen Sie geben, umso interaktiver agieren die Teilnehmenden. Ein paar Beispiele sind:

• virtuelles Café zum Treffen mit der eigenen Kaffeetasse am Bildschirm, z.B. inklusive Rezept-Posts für Muffins
• Stretching oder Yoga-Stunde live mit einem/einer Trainer:in (wenn diese/r prominent ist, wird es umso interessanter)
• Anregung zum Fotografieren beim Spaziergang in der Mittagspause, Fotos anschließend an virtueller Pinnwand anbringen und erzählen, wo man war
• Vorab Kochrezepte für ein Mittags- oder Abendmenü schicken und am nächsten Tag kleine Videos gemeinsam anschauen (gut geeignet bei mehrtägigen Events)

Was Sie sonst noch bei digitalen Events beachten sollten

Ein Online-Event können die Teilnehmenden mit nur einem Klick verlassen, wohingegen die Hemmschwelle, sich aus einem Live-Event davon zu stehlen bei den meisten höher ist. Erst recht, wenn mit dem Besuch der Veranstaltung vor Ort Terminverpflichtungen, Hotel- und Reisekosten verbunden sind. Deshalb sollten Sie in höchstem Maße auf ein interessantes und kurzweiliges Programm bei digitalen und hybriden Veranstaltungen achten.

Im Rahmen des Teilnehmermanagements (Anmeldung bzw. Registrierung) von Live-Events werden die Daten der Besucher mit genauen Angaben üblicherweise digital erfasst. Darüber hinaus können Programm-Apps für das Smartphone, allerdings basierend auf der freiwilligen Nutzung der Besucher vor Ort, zusätzliche Daten für eine Auswertung (Reporting) liefern. Viel detaillierter funktioniert das aber bei digitalen Events. Dort können im Rahmen der Event-Software z. B. auch die Verweildauer, der Grad der Interaktivität, generierte Leads und vieles mehr erfasst werden. Zum Teil lassen sich diese Interaktionen sogar in Echtzeit auswerten. Hier gibt es inzwischen zahlreiche professionelle Anbieter, wie etwa EventMobi oder doo. Im besten Fall können neue Kontakte direkt in ein firmeneigenes CRM-System übernommen werden. Ein unglaublicher Vorteil für Ihre Vertriebsarbeit.

Lesen Sie auch Teil 1 und 3 meiner Mini-Serie „Eventberatung 4.0“:

Die in diesem Beitrag von Simone Blaschke gezeichneten Sketchnotes unterliegen dem Urheberrecht (© Blaschke PR).