Eventberatung vom Barcamp bis zur Konferenz

#1 Die gängigsten Event-Formate in der Übersicht

Nach der allgemeinen Einführung in meine Beitragsserie „Eventberatung 4.0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung stelle ich Ihnen in Teil 1 meiner Beitragsserie die gängigsten Event-Formate in einer leicht verständlichen Übersicht vor. Zu jedem Format gebe ich Ihnen einen persönlichen Tipp aus der Praxis.

In Teil 2 meiner Mini-Servie erkläre ich Ihnen, was Sie bei der Eventplanung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung beachten sollten. Und in Teil 3 gebe ich Tipps zu professionellem Personal.

Das Barcamp – die Teilnehmenden gestalten das Programm

Dabei sind die Teilnehmer:innen gleichzeitig die Programmgestalter:innen. Das Programm wird zu Beginn des Events von allen gemeinsam geplant. Jeder Teilnehmende hat die Möglichkeit, eine Session-Idee vorzuschlagen (schriftlich oder mündlich). Das kann ein Beitrag sein, in dem er selbst sein Fachwissen präsentiert, oder auch ein Thema, über das er mit den anderen diskutieren möchte.

Findet das Thema Zustimmung, erhält es einen Platz in der vorgegebenen Zeitschiene und wird einem Raum (online: Breakout Room) zugeteilt, in dem die Session später stattfindet. Das wird solange wiederholt bis die z. V. gestellten (virtuellen) Räume und Zeiten gefüllt sind. Pausen werden vorher im Zeitplan markiert (hier erkläre ich das Prinzip des Barcamps ausführlich).

Das BarCamp-Prinzip mit der gemeinsamen Planung lässt sich live genauso wie digital gut umsetzen. So entsteht das Gesamt-Programm, das in einem jederzeit einsehbaren digitalen Portal (z. B. Trello oder Google Docs) veröffentlicht wird. Für die einzelnen Sessions ist lediglich ein Tool notwendig, mit dem die sogenannte Breakout-Rooms bereitgestellt werden können (z. B. Zoom oder wonder.me).

Mein Tipp: Ich habe bereits selbst an zahlreichen live und digitalen Barcamps teilgenommen. Sie bieten einen hohen inhaltlichen Mehrwert bei verhältnismäßig geringem organisatorischem Aufwand (keine Speaker oder Show Acts). Wichtiger ist in diesem Format die Rolle der Moderation bzw. des Hosts und der technisch-digitalen Programmdurchführung. In diesem Fall arbeite ich mit erfahrenen Partnern zusammen, die auch mit DSGVO-konformen

Das Webinar – der Klassiker in der Online-Fortbildung

Zu den bekanntesten Online-Weiterbildungsformaten gehört das Webinar, eine begriffliche Zusammensetzung aus Web und Seminar. Da es sich meist um Vorträge handelt, ist ein Webinar problemlos umzusetzen und unterscheidet sich nur im Übertragungsmedium (z. B. GoToWebinar) von der physischen Variante (dem sog. Präsenzseminar). Allerdings kann diese einseitige Vortragsvariante (Redner:in + Zuhörende bzw. Zuschauende) besonders online schnell ermüden.

Mein Tipp: Verkürzen Sie die Vortragsdauer gegenüber der Live-Variante bei einem Webinar deutlich. Eine bewährte Zeitspanne pro Session dauert maximal 20 Minuten. Dazwischen sollten Pausen von mindestens 10 bis 15 Minuten eingebaut werden, in denen die digitalen Teilnehmer:innen den Online-Platz verlassen, sich bewegen, essen oder mental verschnaufen können.

Workshop als Breakout Session – problemlos mit der richtigen Technik

Der Begriff Breakout Session wird im Zuge der digitalen Evententwicklung häufig genannt. Im Grunde handelt es sich dabei um virtuelle Workshop-Räume, die vom Veranstalter für den Austausch und das Arbeiten in kleinen Gruppen zur Verfügung gestellt wird. Der/die Referierende ist in der Regel zugleich „Moderator:in“. Doch Vorsicht! Genau das birgt auch Gefahren. Nur mit einer exzellenten und strukturierten Moderation und wenigen Teilnehmern funktioniert diese Form des kreativen Austauschs auch digital. Andernfalls kann es passieren, dass nur wenige Teilnehmer:innen sprechen, während die anderen stumm zuhören. Das ist nicht Sinn und Zweck eines Workshops.

Mein Tipp: Entscheidend ist eine klare Aufgabenstellung an die Teilnehmer:innen. Wer diesen Aufwand scheut, sollte besser Workshops in der realen Welt planen (wenige Teilnehmer:innen mit AHA+L-Regeln, gut belüftbare Räume oder im Freien).

Die Konferenz – mehrere Event-Formate kombinierbar

Spricht man von einer Konferenz, meint man eine mindestens ein-, oft mehrtägige Veranstaltung, in der mehrere Eventformate kombiniert werden, darunter Podiumsdiskussionen und Keynotes. Allerdings fängt es spätestens bei einer Konferenz an, organisatorisch und technisch knifflig zu werden. Moderator:innen, Co-Moderator:innen, Ablaufregie, Techniker, IT-Support und weitere unterstützende Fachleute sind, ähnlich wie bei einer Live-Konferenz, auch in der digitalen Variante notwendig, um einen einwandfrei funktionierenden Ablauf zu garantieren.

Mein Tipp: Besonders die Leistungskapazität der digitalen Übertragungen muss vorab und während der Konferenz problemlos funktionieren. Bedenken Sie auch hier die kürzere Aufmerksamkeitsspanne und legen Sie beispielsweise maximale Redezeiten fest (z.B. 10 Minuten Rede, 10 Minuten Fragen per Chat oder live zugeschaltet).

Eventmanagement von Blaschke PR
Beispiel „Konferenz“: Das Deutsche Welle Global Media Forum seit 2008 jährlich in Bonn

Die Messe – großer Unterschied zwischen live und digital

Hier gibt aus meiner Erfahrung – neben der Konferenz – die größten Unterschiede zwischen der realen und digitalen Umsetzung. Das beginnt beim Aufbau der Messestände, für die in der Live-Variante eine klassische Standplanung und Handwerksleistungen vorrangig sind. Virtuelle Messestände hingegen stehen unter ganz anderen Voraussetzungen. Sie leben von 2D- oder 3D-Simulationen, in der Königsklasse kombiniert mit Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (3D-Brille), um das Live-Szenario so authentisch wie möglich zu gestalten. Das erfordert völlig neue IT-technische Voraussetzungen für Messe-Anbieter. Eingebundene Videos, Live-Chats mit dem Standpersonal oder Videosessions direkt mit dem Aussteller müssen ganz anders geplant werden als der zufällige Austausch, wie er auf einer realen Messe stattfindet. Positiv betrachtet birgt die virtuelle Messe viel mehr Möglichkeiten, gezielte Kontakte zu schaffen.

Mein Tipp: Setzen Sie ein Tool für die Organisation virtueller Messen ein, das die direkte Ansprache des „Standpersonals“ ermöglicht. Das Standpersonal erscheint direkt im Videochat und ist persönlich ansprechbar. Sollte sich der/die Ansprechpartner:in am virtuellen Stand gerade in anderen Gesprächen befinden, erhält er/sie eine Nachricht und kann sich anschließend beim Interessenten zurückmelden. Genau das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der realen Messe. Denn wenn dort Besucher zum Stand kommen und sehen, dass das Personal im Gespräch ist, gehen sie meistens weiter. Vielleicht findet man später noch einmal den Weg dorthin, vielleicht aber auch nicht. Diese Chance auf Neukunden-Kontakte ist in der virtuellen Version wesentlich zuverlässiger.

Table Session oder World Café – gut für Brainstormings und Networking

Beide Formate haben gemeinsam, dass ein Austausch der Teilnehmer:innen an mehreren runden Tischen stattfindet. Mit dem einfachen Unterschied, dass bei einer Table Session die Themen pro Tisch nichts miteinander zu tun haben müssen und die Tische gewechselt werden können, während sie beim klassischen World Café (abgesehen von einem Host je Tisch) gewechselt werden müssen. Beide Formate sind gut für Brainstormings, die Table Session ist zusätzlich noch für Networking geeignet. Beides ist im digitalen Format mit etwas mehr Aufwand für Bild und Ton (per Videokonferenztool) je Tisch sowie klaren Kommunikationsregeln verbunden.

Mein Tipp: Dieses Format ist gut geeignet für wiederkehrende Meetings einer Abteilung, Branchen-Gruppe oder Unternehmer:innen-Treffen. Dazu ist es durch eigenes Personal einfach umsetzbar. Ich unterstütze Sie gerne bei der Einarbeitung.

Lesen Sie auch Teil 2 und 3 meiner Mini-Serie zum Thema „Eventberatung 4. 0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung“:

Die in diesem Beitrag von Simone Blaschke gezeichneten Sketchnotes unterliegen dem Urheberrecht (© Blaschke PR).

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