Eventberatung Digital Events

Eventberatung 4.0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung

Mit der richtigen Eventberatung finden Sie Ihren Weg zur erfolgreichen Veranstaltung. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.

Berufliche Meetings oder Events, Home Office, Home Schooling, privater Gitarrenunterricht oder Weinprobe, seit über einem Jahr treffen wir uns nun schon online per Zoom, Skype, Facetime oder Teams. Über Tools wie GoToMeeting oder GoToWebinar bilden wir uns online weiter. Das alles hat Vor- und Nachteile. Vorteil: Der Kreis der Teilnehmenden ist nicht mehr abhängig von Region und Entfernung. Nachteil: Videokonferenzen & Co. ersetzen nicht das heiß ersehnte, masken- und abstandslose soziale Miteinander. Die Corona-Müdigkeit breitet sich aus und die Freude auf einen unbeschwerten Abend mit Freunden oder Familie, einem persönlichen Meeting mit Kolleg:innen, die man Monate nicht mehr live gesehen hat, nimmt zu.

Durch das Impfen entspannt sich die Lage langsam. Solange wir aber – weltweit – das Virus und seine Mutationen nicht bekämpft oder wenigstens im Griff haben, sollten wir die neu entdeckten (zum Teil schon vorher vorhandenen) virtuellen Möglichkeiten so optimal und professionell wie möglich nutzen und ausbauen. Das gilt insbesondere für Veranstaltungen in den unterschiedlichen Formen.

Die Spekulationen, ob Videokonferenzen und digitale Events nach der Corona-Krise beibehalten werden oder ob wir uns alle wieder vollkommen von den virtuellen Treffpunkten verabschieden und uns so oft wie möglich persönlich treffen, halten an. Die Realität liegt vermutlich irgendwo dazwischen, gerade wenn es darum geht, den Reiseaufwand zu minimieren. Diese zeitlichen und finanziellen Einsparnisse wollen sich viele Firmen natürlich nicht entgehen lassen. Andererseits sind persönliche Treffen und Gespräche auch im beruflichen Umfeld Gold wert, so die einhellige Meinung in meinem professionellen Umfeld.

Neue Eventformate – live, hybrid oder digital

Corona hin, COVID her, neue Formate, einmal eingeführt und bewährt, werden auch in Zukunft  ein Mittel der Wahl bleiben. Viele Meetings, Workshops oder Veranstaltungen werden weiterhin den virtuellen Weg ins Firmenbüro oder Home Office finden. Denn es ist zeitsparender und flexibler, erspart witterungsbedingte Zug- oder Flugausfälle oder Staus.

Deshalb bietet die aktuelle Situation auch für Sie Chancen, so viele Erfahrungen und Tipps wie möglich zu sammeln, um das passende Format für die unterschiedlichsten Bedürfnisse und Ziele in Ihrem Business zu finden.

Haben Sie auch den Eindruck, dass seit Beginn der Pandemie Anbieter digitaler Tools und Techniken für Videokonferenzen, digitale und hybride Veranstaltungen wie Pilze aus dem Boden schießen? Viele Mitarbeiter:innen, die bisher die internen und externen Meetings und Veranstaltungen in Ihrer Firma aus dem Eff-Eff organisiert haben, fragen sich unter den aktuellen Bedingungen, welche virtuelle Alternative wirklich passgenau auf die jeweiligen Bedürfnisse und Ansprüche an ein Event notwendig ist.

Wie Sie das richtige Eventformat für Ihre Veranstaltung finden

Es gibt unendlich viele Eventformate und nicht jedes Live Meeting und Event lässt sich ohn weiteres in eine digitale Variante umwandeln. Wenn Sie zu viele Abstriche an Ihrem bisher üblichen Format machen müssen, überlegen Sie besser, ob eine vollkommen neue Herangehensweise nicht besser wäre.

An diesem Punkt habe ich in meiner Funktion als Eventmanagerin in den letzten Monaten festgestellt, dass die zielgerichtete Eventberatung der wichtigste Einstieg hin zum richtigen Format ist. Ich unterstütze Sie dabei, das optimale Format für Ihren Veranstaltungswunsch zu finden. Lesen Sie dazu auch meinen Blogbeitrag: „Virtual Work Coordination macht das Leben leichter“.

Die aktuell gängigsten Event-Formate

Das Barcamp – die Teilnehmenden gestalten das Programm

Dabei sind die Teilnehmer:innen gleichzeitig die Programmgestalter:innen. Das Programm wird zu Beginn des Events von allen gemeinsam geplant. Jeder Teilnehmende hat die Möglichkeit, eine Session-Idee vorzuschlagen (schriftlich oder mündlich). Das kann ein Beitrag sein, in dem er selbst sein Fachwissen präsentiert, oder auch ein Thema, über das er mit den anderen diskutieren möchte.

Findet das Thema Zustimmung, erhält es einen Platz in der vorgegebenen Zeitschiene und wird einem Raum (online: Breakout Room) zugeteilt, in dem die Session später stattfindet. Das wird solange wiederholt bis die z. V. gestellten (virtuellen) Räume und Zeiten gefüllt sind. Pausen werden vorher im Zeitplan markiert (hier erkläre ich das Prinzip des Barcamps ausführlich).

Das BarCamp-Prinzip mit der gemeinsamen Planung lässt sich live genauso wie digital gut umsetzen. So entsteht das Gesamt-Programm, das in einem jederzeit einsehbaren digitalen Portal (z. B. Trello oder Google Docs) veröffentlicht wird. Für die einzelnen Sessions ist lediglich ein Tool notwendig, mit dem die sogenannte Breakout-Rooms bereitgestellt werden können (z. B. Zoom oder wonder.me).

Mein Tipp: Ich habe bereits selbst an zahlreichen live und digitalen Barcamps teilgenommen. Sie bieten einen hohen inhaltlichen Mehrwert bei verhältnismäßig geringem organisatorischem Aufwand (keine Speaker oder Show Acts). Wichtiger ist in diesem Format die Rolle der Moderation bzw. des Hosts und der technisch-digitalen Programmdurchführung. In diesem Fall arbeite ich mit erfahrenen Partnern zusammen, die auch mit DSGVO-konformen Tools arbeiten.

Eventberatung vom Barcamp bis zur Konferenz

Das Webinar – der Klassiker in der Online-Fortbildung

Zu den bekanntesten Online-Weiterbildungsformaten gehört das Webinar, eine begriffliche Zusammensetzung aus Web und Seminar. Da es sich meist um Vorträge handelt, ist ein Webinar problemlos umzusetzen und unterscheidet sich nur im Übertragungsmedium (z. B. GoToWebinar) von der physischen Variante (dem sog. Präsenzseminar). Allerdings kann diese einseitige Vortragsvariante (Redner:in + Zuhörende bzw. Zuschauende) besonders online schnell ermüden.

Mein Tipp: Verkürzen Sie die Vortragsdauer gegenüber der Live-Variante bei einem Webinar deutlich. Eine bewährte Zeitspanne pro Session dauert maximal 20 Minuten. Dazwischen sollten Pausen von mindestens 10 bis 15 Minuten eingebaut werden, in denen die digitalen Teilnehmer:innen den Online-Platz verlassen, sich bewegen, essen oder mental verschnaufen können.

Workshop als Breakout Session – problemlos mit der richtigen Technik

Der Begriff Breakout Session wird im Zuge der digitalen Evententwicklung häufig genannt. Im Grunde handelt es sich dabei um virtuelle Workshop-Räume, die vom Veranstalter für den Austausch und das Arbeiten in kleinen Gruppen zur Verfügung gestellt wird. Der/die Referierende ist in der Regel zugleich „Moderator:in“. Doch Vorsicht! Genau das birgt auch Gefahren. Nur mit einer exzellenten und strukturierten Moderation und wenigen Teilnehmern funktioniert diese Form des kreativen Austauschs auch digital. Andernfalls kann es passieren, dass nur wenige Teilnehmer:innen sprechen, während die anderen stumm zuhören. Das ist nicht Sinn und Zweck eines Workshops.

Mein Tipp: Entscheidend ist eine klare Aufgabenstellung an die Teilnehmer:innen. Wer diesen Aufwand scheut, sollte besser Workshops in der realen Welt planen (wenige Teilnehmer:innen mit AHA+L-Regeln, gut belüftbare Räume oder im Freien).

Die Konferenz – mehrere Eventformate kombinierbar

Spricht man von einer Konferenz, meint man eine mindestens ein-, oft mehrtägige Veranstaltung, in der mehrere Eventformate kombiniert werden, darunter Podiumsdiskussionen und Keynotes. Allerdings fängt es spätestens bei einer Konferenz an, organisatorisch und technisch knifflig zu werden. Moderator:innen, Co-Moderator:innen, Ablaufregie, Techniker, IT-Support und weitere unterstützende Fachleute sind, ähnlich wie bei einer Live-Konferenz, auch in der digitalen Variante notwendig, um einen einwandfrei funktionierenden Ablauf zu garantieren.

Mein Tipp: Besonders die Leistungskapazität der digitalen Übertragungen muss vorab und während der Konferenz problemlos funktionieren. Bedenken Sie auch hier die kürzere Aufmerksamkeitsspanne und legen Sie beispielsweise maximale Redezeiten fest (z.B. 10 Minuten Rede, 10 Minuten Fragen per Chat oder live zugeschaltet).

Die Messe – großer Unterschied zwischen live und digital

Hier gibt aus meiner Erfahrung – neben der Konferenz – die größten Unterschiede zwischen der realen und digitalen Umsetzung. Das beginnt beim Aufbau der Messestände, für die in der Live-Variante eine klassische Standplanung und Handwerksleistungen vorrangig sind. Virtuelle Messestände hingegen stehen unter ganz anderen Voraussetzungen. Sie leben von 2D- oder 3D-Simulationen, in der Königsklasse kombiniert mit Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (3D-Brille), um das Live-Szenario so authentisch wie möglich zu gestalten. Das erfordert völlig neue IT-technische Voraussetzungen für Messe-Anbieter. Eingebundene Videos, Live-Chats mit dem Standpersonal oder Videosessions direkt mit dem Aussteller müssen ganz anders geplant werden als der zufällige Austausch, wie er auf einer realen Messe stattfindet. Positiv betrachtet birgt die virtuelle Messe viel mehr Möglichkeiten, gezielte Kontakte zu schaffen.

Mein Tipp: Setzen Sie ein Tool für die Organisation virtueller Messen ein, das die direkte Ansprache des „Standpersonals“ ermöglicht. Das Standpersonal erscheint direkt im Videochat und ist persönlich ansprechbar. Sollte sich der/die Ansprechpartner:in am virtuellen Stand gerade in anderen Gesprächen befinden, erhält er/sie eine Nachricht und kann sich anschließend beim Interessenten zurückmelden. Genau das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der realen Messe. Denn wenn dort Besucher zum Stand kommen und sehen, dass das Personal im Gespräch ist, gehen sie meistens weiter. Vielleicht findet man später noch einmal den Weg dorthin, vielleicht aber auch nicht. Diese Chance auf Neukunden-Kontakte ist in der virtuellen Version wesentlich zuverlässiger.

Table Session oder World Café – gut für Brainstormings und Networking

Beide Formate haben gemeinsam, dass ein Austausch der Teilnehmer:innen an mehreren runden Tischen stattfindet. Mit dem einfachen Unterschied, dass bei einer Table Session die Themen pro Tisch nichts miteinander zu tun haben müssen und die Tische gewechselt werden können, während sie beim klassischen World Café (abgesehen von einem Host je Tisch) gewechselt werden müssen. Beide Formate sind gut für Brainstormings, die Table Session ist zusätzlich noch für Networking geeignet. Beides ist im digitalen Format mit etwas mehr Aufwand für Bild und Ton (per Videokonferenztool) je Tisch sowie klaren Kommunikationsregeln verbunden.

Mein Tipp: Dieses Format ist gut geeignet für wiederkehrende Meetings einer Abteilung, Branchen-Gruppe oder Unternehmer:innen-Treffen. Dazu ist es durch eigenes Personal einfach umsetzbar. Ich unterstütze Sie gerne bei der Einarbeitung.

Was Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung beachten sollten

Wenn Sie sich für das passende Eventformat entschieden haben, geht es an die Umsetzung. Vom Workshop über Barcamps, Konferenzen bis zur Messe sind unterschiedliche Übertragungsformen empfehlenswert. Ich gebe Ihnen einen Überblick, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, wie viel Menpower, technisches Equipment und Budget Sie zur Planung und Umsetzung benötigen .

Virtuelle Live Events

Damit sind Veranstaltungen gemeint, die in Echtzeit ins Internet übertragen werden, also via Livestream. So wie bisher vor Ort verfolgen die Teilnehmer:innen dabei Vorträge, Diskussionen oder Produktvorstellungen live am PC, Tablet oder Smartphone. Durch Live-Chats, Umfragen und direkte Zuschaltung von Teilnehmer:innen, die den Referenten beispielsweise nach dem Vortrag Fragen stellen können, ist hier eine größtmögliche Interaktion zwischen den Protagonisten und Gästen gewährleistet.

Allerdings fällt dafür ein größerer Planungs- und Technikaufwand an. Wenn z. B. durch unzureichende Leitungskapazitäten der Livestream ausfällt, ist das automatisch das Aus für die gesamte Veranstaltung. Sie sollte daher mit Netz und doppeltem Boden abgesichert werden.

Für selbst organisierte Events sollten Sie mindestens folgendes Equipment organisieren:

  • Zweiter Rechner / Server
  • Zweite Kamera
  • Headset in Reserve
  • LAN Kabel, Batterien
  • WLAN Backup, Prepaid-Karte bei temporären Netzschwankungen
  • Hotline des Providers
  • Zweite Maus und Tastatur
  • Passwörter für Event-Tools

Mit zunehmender Größe (Teilnehmer:innenzahl) und Bedeutung der Veranstaltungen (z. B. Aktionärsversammlung) sollten Sie unbedingt professionelle Dienstleister beauftragen. Ich mache Ihnen dazu gerne Vorschläge.

Hybride Events

Diese Veranstaltungsform erfährt zurzeit den größten Zuspruch, weil er zwei Eventformen kombiniert: Live und digital. Das bedeutet aber auch den größten Planungs- und Technikaufwand, weil man die oben beschriebene Variante mit der digitalen kombiniert. Der Vorteil ist, dass eine begrenzte Zahl von Teilnehmer:innen physisch vor Ort sein kann – sofern es die Reise- und Aufenthaltsmöglichkeiten zulassen. Gleichzeitig können nicht Anwesende digital teilnehmen.

Gerade diese Kombination ist eine große Herausforderung und bietet gleichzeitig auch eine große Chance, hybride Events über die Corona-Krise hinaus zukunftsfähig zu etablieren. Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO e.V.) fördert diese Entwicklung zurzeit sehr konkret mit der Initiative PUSH’21.

Interaktivität belebt jede Veranstaltung

Dieses Event-Format lebt am meisten von der Interaktivität mit folgenden Modulen (beispielhaft):

  • Virtuelle Lobby einrichten
  • Virtuelle Module anlegen, z. B. Messestände, die von den Ausstellern „bespielt“ werden
  • Spezielle Führungen durch einen Guide (Moderator), der z.B. einen virtuellen Messerundgang live kommentiert.
  • Online-Umfragen und/oder Live-Chats während einer Session
  • Gruppenchats in virtuellen Cafés
  • Anwählbare Produktvideos
  • Partizipative Meeting-Tools einsetzen, in denen sowohl Live-Teilnehmende (Vor-Ort-Location) als auch digital Zugeschaltete kollaborativ gemeinsam arbeiten (besonders für Unternehmen mit dezentralen Strukturen interessant)
  • VR-Produktionen und neue Event-Services einsetzen (wertvolle Informationen finden Sie in dieser Pressemitteilung)

Events on demand

In den letzten Jahren wurden Live-Events auch zunehmend on Demand abgebildet. Das heißt, die Sessions einer Konferenz bleiben auf eigenen Webseiten oder digitalen Kanälen, wie z. B. YouTube auch nachträglich noch abrufbar. Auch wenn nicht alle Veranstaltungen dafür geeignet sind, kann auf diese Weise die Zielgruppe erweitert und für längere Zeit zur Interaktion aufgefordert werden. Das können Online-Diskussionen, Umfragen oder Anregungen zu Workshops oder Netzwerkbildungen sein. Zudem können Sie dafür extra Teilnahmegebühren abrufen und somit eine zusätzliche Einnahmequelle generieren. 

Speziell bei internationalen Konferenzen bieten Aufzeichnungen besonders wichtiger Keynotes oder Sessions viele Vorteile:

  • wenn die Konferenzplattform über die eigentliche Konferenzzeit aktiv bleibt, können die Teilnehmenden weltweit auch außerhalb der Kernzeiten Inhalte ansehen und untereinander kommunizieren
  • wer während der Konferenztage keine Gelegenheit zum virtuellen Veranstaltungsbesuch hatte, kann sich die Inhalte im Nachhinein noch im Archiv anschauen
  • der On Demand-Zugang kann den Konferenzteilnehmern entweder dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum (z. B. bis 2 Monate nach dem Event) zur Verfügung gestellt werden
  • für den reinen On Demand-Zugang kann eine extra Teilnahmegebühr erhoben werden (zusätzliche Einnahmen)

So können Konferenz-Beiträge,  Arbeitsergebnisse aus Meetings oder Informationen über die Speaker u.v.m. nachhaltig genutzt werden.

Zeitverschiebung bei internationalen Events  

Eine besondere Herausforderung, die ich gerade bei der Organisation einer Konferenz im Juni 2021 beachten muss ist die Zeitverschiebung zwischen den verschiedenen Standorten der Referent:innen aus aller Welt. Um diese in Einklang zu bringen, habe ich in den digitalen Sessions Speaker genau aus den Ländern zusammengestellt, die weniger als 6 Stunden Zeitunterschied haben (und somit in die mitteleuropäische Mittagszeit fallen). Nur so können alle live dabei sein. Für die Konferenz-Teilnehmer:innen (also die Zuschauer) ist das wiederum kein Problem, denn die Sessions sind auch nachträglich On Demand abrufbar. Fragen können auch dann noch in den Kommentaren gestellt und beantwortet werden. Eine alternative oder zusätzliche Lösung bei internationalen Konferenzen kann sein, die Keynotes zweimal live abzuhalten.

Pausen und Rahmenprogramm

Ob live, hybrid oder digital, Pausen sind wichtig. Sie bieten Raum zum Netzwerken, Kennenlernen und Entspannen. Sorgen Sie für ausreichend „Kaffeepausen“ und Auszeiten. Das gilt ganz besonders für digitale Events, wo man in aller Regel lange Zeit vor dem Bildschirm sitzt. Was für den normalen Büro-Arbeitstag gilt, ist auch bei Veranstaltungen jeder Art wichtig.

Machen Sie Angebote in den Pausen und führen Sie diese auch in der Programmübersicht offiziell auf. Moderieren Sie diese zusätzlich rechtzeitig an. Alles kann, nichts muss. Auch hier gilt, je mehr Vorschläge und Anregungen Sie geben, umso interaktiver agieren die Teilnehmenden. Ein paar Beispiele sind:

  • virtuelles Café zum Treffen mit der eigenen Kaffeetasse am Bildschirm, z.B. inklusive Rezept-Posts für Muffins
  • Stretching oder Yoga-Stunde live mit einem/einer Trainer:in (wenn diese/r prominent ist, wird es umso interessanter)
  • Anregung zum Fotografieren beim Spaziergang in der Mittagspause, Fotos anschließend an virtueller Pinnwand anbringen und erzählen, wo man war
  • Vorab Kochrezepte für ein Mittags- oder Abendmenü schicken und am nächsten Tag kleine Videos gemeinsam anschauen (gut geeignet bei mehrtägigen Events)
Personaleinsatz bei Events

Personaleinsatz für Ihr virtuelles Event (digital oder hybrid)

Je nachdem, für welches Format und die dazu passende Umsetzungsform Sie sich entschieden haben, sollten Sie die personelle Planung und Besetzung der notwendigen Gewerke nach klaren Kriterien vornehmen. In manchen Bereichen unterscheidet sich die Rollenverteilung im virtuellen Event sehr vom Live-Event.

Professionelles Personal lohnt sich

Nach über einem Jahr im Home Office wissen die meisten, wie essentiell eine funktionierende Technik ist. Ich habe es bereits weiter oben beschrieben.

Es lohnt sich daher besonders bei öffentlichkeitswirksamen Events, die das Image Ihres Unternehmens betreffen, erfahrene Profis zu engagieren. Was Sie an Reise- und Hotelkosten sparen können, sollten Sie in professionelles Personal und die IT-technischen Voraussetzungen setzen. Dazu zählen u. a. Ablaufregie, Kamera, Ton, Produktion, Übertragung, Moderation und Co-Hosting.

Mein Tipp: Selbst wenn Sie denken, die Moderation können Mitarbeitende oder Sie selbst übernehmen, lassen Sie sich vorher professionell beraten, was das beinhaltet und entscheiden Sie anschließend, ob Sie nicht doch lieber einen Profi engagieren möchten. Ich verfüge über ein großes Netzwerk an (Online-)Moderator:innen und unterstütze Sie gerne.

Moderation und Referenten

Was schon bei Live-Events klar definiert sein muss, sollte erst recht bei einem digitalen Event deutlich aufgeteilt und allen Teilnehmern zu Beginn nochmals erklärt werden:

Der/die Moderator:in bleibt wie in der analogen Welt in seiner/ihrer Rolle, die Session nicht nur durch Fragen thematisch zu leiten, sondern auch den Ablauf inhaltlich zu strukturieren, damit z. B. eine unterhaltsame Diskussion entsteht. Was in der analogen Welt viel einfacher funktioniert, weil weniger technische Hürden vorhanden sind, muss in der digitalen Konferenz intensiver betreut werden. Deshalb sollte dem/der Moderator:in ein Co-Host zur Seite stehen.

Bei der Referenten-Wahl können riesige Unterschiede zwischen analog und digital auftreten. Es gibt Speaker, die durch ihre physische Präsenz einen Saal zum Knistern bringen können. Digital kann das komplett in die Hose gehen (Verzeihung, aber das habe ich tatsächlich schon erlebt). Deshalb sind Vorgespräche, gute Briefings und ein Testlauf unglaublich wichtig, damit Ihr digitales Event ein Erfolg wird. Das betrifft insbesondere Keynote-Vorträge auf Online-Konferenzen.

Mein Tipp: Sprechen Sie bereits im Vorfeld per Video-Konferenz mit ihren potenziellen Referenten und gewinnen Sie so einen Eindruck wie er/sie online auf die Konferenz-Teilnehmer:innen wirken kann.

Catering, Raummieten und Reisekosten

Es liegt auf der Hand, dass bei rein digitalen Events kein Personal für Catering benötigt wird. Bei hybriden Events übrigens schon, wenn auch in geringerer Anzahl als bei einem reinen Live-Event.

Wichtig: Inzwischen – das kennen Sie vielleicht aus dem privaten Umfeld – werden zunehmend Lunch-Pakete angeboten, die die Teilnehmenden dazu buchen können oder vom Veranstalter inklusive angeboten werden. Darauf haben sich viele Restaurants und Catering-Betrieb extra spezialisiert. Unterschätzen Sie dennoch nicht den Aufwand für die Auswahl, die Organisation und Zusendung solcher Essenspakete und planen Sie auch ein entsprechendes Budget ein.

Die Miete für die Location und die Räume fallen bei einem rein digitalen Event in der Regel komplett weg bzw. bei einem Hybrid-Event wesentlich geringer aus. Es entstehen außerdem weniger oder keine Personalkosten für Positionen wie Sicherheit, Empfang, Garderobe oder Reinigung.

Mein Tipp: Kalkulieren Sie die wegfallenden Kosten stattdessen für erfahrenes Technik- und Produktionspersonal ein, die Ihnen den einwandfreien digitalen Ablauf der Veranstaltung garantieren.

Was Sie sonst noch bei digitalen Events beachten sollten

Ein Online-Event können die Teilnehmenden mit nur einem Klick verlassen, wohingegen die Hemmschwelle, sich aus einem Live-Event davon zu stehlen bei den meisten höher ist. Erst recht, wenn mit dem Besuch der Veranstaltung vor Ort Terminverpflichtungen, Hotel- und Reisekosten verbunden sind. Deshalb sollten Sie in höchstem Maße auf ein interessantes und kurzweiliges Programm bei digitalen und hybriden Veranstaltungen achten (siehe oben).

Im Rahmen des Teilnehmermanagements (Anmeldung bzw. Registrierung) von Live-Events werden die Daten der Besucher mit genauen Angaben üblicherweise digital erfasst. Darüber hinaus können Programm-Apps für das Smartphone, allerdings basierend auf der freiwilligen Nutzung der Besucher vor Ort, zusätzliche Daten für eine Auswertung (Reporting) liefern. Viel detaillierter funktioniert das aber bei digitalen Events. Dort können im Rahmen der Event-Software z. B. auch die Verweildauer, der Grad der Interaktivität, generierte Leads und vieles mehr erfasst werden. Zum Teil lassen sich diese Interaktionen sogar in Echtzeit auswerten. Hier gibt es inzwischen zahlreiche professionelle Anbieter, wie etwa EventMobi oder doo. Im besten Fall können neue Kontakte direkt in ein firmeneigenes CRM-System übernommen werden. Ein unglaublicher Vorteil für Ihre Vertriebsarbeit.

Haben Sie noch mehr Fragen zur Eventplanung und perfekten Durchführung Ihrer digitalen, hybriden oder live Veranstaltung? Möchten Sie Tipps zu erfahrenen Dienstleistern erhalten, mit denen ich zusammenarbeite und die ich wärmstens empfehlen kann?

Schreiben Sie mir einen Kommentar! Ich freue mich, Sie professionell beraten zu dürfen.

Die in diesem Beitrag von Simone Blaschke gezeichneten Sketchnotes unterliegen dem Urheberrecht (© Blaschke PR)

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