Je nachdem, für welches Event-Format (Teil 1 meiner Mini-Serie) und die dazu passende Umsetzungsform (Teil 2 meiner Mini-Serie) Sie sich entschieden haben, sollten Sie die personelle Planung und Besetzung der notwendigen Gewerke nach klaren Kriterien vornehmen. In manchen Bereichen unterscheidet sich die Rollenverteilung im virtuellen Event sehr vom Live-Event.
Lesen Sie auch das Intro zu meiner Mini-Serie: Eventplanung 4.0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung!
Professionelles Personal lohnt sich
Nach so vielen Monaten im Home Office wissen die meisten, wie essentiell eine funktionierende Technik ist. Darüber habe ich bereits in Teil 2 meiner Serie „Eventberatung 4.0 – Ihr Weg zur erfolgreichen Veranstaltung“ beschrieben.
Es lohnt sich daher besonders bei öffentlichkeitswirksamen Events, die das Image Ihres Unternehmens betreffen, erfahrene Profis zu engagieren. Was Sie an Reise- und Hotelkosten sparen können, sollten Sie in professionelles Personal und die IT-technischen Voraussetzungen setzen. Dazu zählen u. a. Ablaufregie, Kamera, Ton, Produktion, Übertragung, Moderation und Co-Hosting.
Mein Tipp: Selbst wenn Sie denken, die Moderation können Mitarbeitende oder Sie selbst übernehmen, lassen Sie sich vorher professionell beraten, was das beinhaltet und entscheiden Sie anschließend, ob Sie nicht doch lieber einen Profi engagieren möchten. Ich verfüge über ein großes Netzwerk an (Online-)Moderator:innen und unterstütze Sie gerne.
Moderation und Referenten
Was schon bei Live-Events klar definiert sein muss, sollte erst recht bei einem digitalen Event deutlich aufgeteilt und allen Teilnehmenden zu Beginn nochmals erklärt werden:
Der/die Moderator:in bleibt wie in der analogen Welt in seiner/ihrer Rolle, die Session nicht nur durch Fragen thematisch zu leiten, sondern auch den Ablauf inhaltlich zu strukturieren, damit z. B. eine unterhaltsame Diskussion entsteht. Was in der analogen Welt viel einfacher funktioniert, weil weniger technische Hürden vorhanden sind, muss in der digitalen Konferenz intensiver betreut werden. Deshalb sollte dem/der Moderator:in ein Co-Host zur Seite stehen.
Bei der Referenten-Wahl können riesige Unterschiede zwischen analog und digital auftreten. Es gibt Speaker, die durch ihre physische Präsenz einen Saal zum Knistern bringen können. Digital kann das komplett in die Hose gehen (Verzeihung, aber das habe ich tatsächlich schon erlebt). Deshalb sind Vorgespräche, gute Briefings und ein Testlauf unglaublich wichtig, damit Ihr digitales Event ein Erfolg wird. Das betrifft insbesondere Keynote-Vorträge auf Online-Konferenzen.
Mein Tipp: Sprechen Sie bereits im Vorfeld per Video-Konferenz mit ihren potenziellen Referenten und gewinnen Sie so einen Eindruck wie er/sie online auf die Konferenz-Teilnehmer:innen wirken kann.
Catering, Raummieten und Reisekosten
Es liegt auf der Hand, dass bei rein digitalen Events kein Personal für Catering benötigt wird. Bei hybriden Events übrigens schon, wenn auch in geringerer Anzahl als bei einem reinen Live-Event.
Wichtig: Inzwischen – das kennen Sie vielleicht aus dem privaten Umfeld – werden zunehmend Lunch-Pakete angeboten, die die Teilnehmenden dazu buchen können oder vom Veranstalter inklusive angeboten werden. Darauf haben sich viele Restaurants und Catering-Betrieb extra spezialisiert. Unterschätzen Sie dennoch nicht den Aufwand für die Auswahl, die Organisation und Zusendung solcher Essenspakete und planen Sie auch ein entsprechendes Budget ein.
Die Miete für die Location und die Räume fallen bei einem rein digitalen Event in der Regel komplett weg bzw. bei einem Hybrid-Event wesentlich geringer aus. Es entstehen außerdem weniger oder keine Personalkosten für Positionen wie Sicherheit, Empfang, Garderobe oder Reinigung.
Mein Tipp: Kalkulieren Sie die wegfallenden Kosten stattdessen für erfahrenes Technik- und Produktionspersonal ein, die Ihnen den einwandfreien digitalen Ablauf der Veranstaltung garantieren.
Lesen Sie auch Teil 1 und 2 meiner Mini-Serie zum Thema „Eventberatung 4.0“:
Die in diesem Beitrag von Simone Blaschke gezeichneten Sketchnotes unterliegen dem Urheberrecht (© Blaschke PR).
Wir wollen ein Event organisieren. Dazu haben wir auch schon ein Equipment Verleih für Events angeschrieben. Schön zu wissen, dass Personal sich auch lohnt.
Liebe Nina,
freut mich, dass Sie das auch so sehen. Man sollte m. E. nicht an gutem Personal sparen, wenn man gleichzeitig gute Qualität erwartet. Viel Erfolg bei Ihrer Veranstaltung und LG
Ich finde es klasse, dass Catering Services etc. sich so gut an der neuen Situation angepasst haben. Auch wenn es eine Zeit lang schwierig war, arbeiten jedoch viele Unternehmen noch sehr vernünftig. Glücklicherweise ist die Pandemie so gut wie zu Ende.
Lieber Anton,
vielen Dank für deinen Kommentar und ja, auch der Gastronomie wurde (und wird) in den letzten 2 Jahren viel abverlangt. Die Pandemie ist leider noch nicht zu Ende, die Zahlen steigen ja weiterhin. Es ist nach wie vor kein sicherer Weg zu skizzieren und wir alle müssen äußerst flexibel bleiben.
Alles Gute für euer Business, Simone